De klok tikt genadeloos voor tienduizenden middelgrote en kleine bedrijven in Nederland. Terwijl de meeste mensen zich concentreren op hun dagelijkse werkzaamheden, liggen er voor veel werkgevers grote uitdagingen op het gebied van pensioen.
Vanaf 1 juli 2023 is het nieuwe pensioenstelsel van kracht, en hoewel het stelsel zelf misschien vertrouwd aanvoelt, schuilt de valkuil in de implementatie. Voor bedrijven die hun pensioenregeling nog niet hebben aangepast, dreigt er een flinke financiële kater voor zowel de organisatie als de medewerkers. Het gaat immers niet alleen om het aanpassen van een contract: wie te laat is, riskeert dat het opgebouwde pensioenvermogen door de Belastingdienst wordt gezien als direct belast loon.
Het probleem is dat veel ondernemers de urgentie nog niet volledig lijken te voelen. In het bijzonder gaat het om bedrijven die hun pensioen regelen via een verzekeraar of een premiepensioeninstelling, wat veel voorkomt in het midden- en kleinbedrijf (mkb).
Terwijl grote fondsen vaak al een concrete overstapdatum hebben geprikt, hebben duizenden kleinere bedrijven nog geen actie ondernomen. Dit kan verstrekkende gevolgen hebben voor werknemers: niet alleen kan er direct inkomstenbelasting en mogelijk zelfs vermogensbelasting over het opgebouwde pensioen worden geheven, ook stopt de verdere pensioenopbouw zolang het stelsel niet is aangepast. Voor veel werknemers betekent dit een flinke financiële domper, terwijl werkgevers zelf risico lopen op boetes en andere sancties van de Belastingdienst.
Het nieuwe pensioenstelsel verschilt op een belangrijk punt van het oude systeem. Waar voorheen de hoogte van het pensioen grotendeels vooraf werd vastgesteld en afhing van factoren zoals salaris en opbouwjaren, wordt in het nieuwe stelsel pensioen opgebouwd via een zogenaamde premieregeling.
De premie is voor alle leeftijden gelijk en wordt belegd in persoonlijke pensioenpotjes. Het rendement op die beleggingen bepaalt in grote mate het uiteindelijke pensioen. Dit betekent dat werknemers in theorie meer grip krijgen op hun individuele potje, maar dat het voor werkgevers juist complexer wordt om alles tijdig en correct te regelen.
Het gaat hierbij niet alleen om administratieve handelingen, maar ook om het maken van verstandige keuzes met betrekking tot verzekeraars, premie-inleg en eventuele instemming van een ondernemingsraad.
Volgens recente cijfers van het Verbond van Verzekeraars hebben inmiddels ongeveer 19.000 bedrijven hun pensioenregeling al omgezet. Toch moet nog een aanzienlijk deel – zo’n 36.000 bedrijven – de overstap maken.
De meerderheid van deze bedrijven bevindt zich in het mkb, waar vaak geen interne pensioenexpert aanwezig is. Dit maakt dat veel werkgevers afhankelijk zijn van externe adviseurs. De adviseurs zijn beperkt beschikbaar en het aantal beschikbare plekken voor begeleiding slinkt snel naarmate het jaar vordert. Het uitstellen van de overstap tot het laatste moment kan dan ook tot flinke vertragingen leiden en het risico op fouten vergroten.
De gevolgen van te late aanpassing zijn duidelijk en pijnlijk. Wanneer een pensioenregeling niet tijdig wordt aangepast, ziet de Belastingdienst het opgebouwde pensioen als direct belastbaar loon.
Werknemers moeten dan niet alleen inkomstenbelasting betalen, maar ook rente over de achterstallige betalingen en mogelijk vermogensbelasting over het pensioenvermogen. Bovendien bouwt de werknemer in die periode geen pensioen meer op.
Voor werkgevers is de situatie net zo nadelig: de Belastingdienst kan boetes opleggen en ook reputatieschade kan een rol spelen, zeker als werknemers later geconfronteerd worden met onverwachte belastingaanslagen.
Daarnaast komt er bij de overstap naar het nieuwe stelsel veel kijken wat verder gaat dan alleen het aanpassen van contracten. De adviseurs moeten bepalen welke verzekeraar het meest geschikt is, wat de beste premie-inleg is, en hoe de overgang administratief kan worden geregeld zonder dat werknemers nadeel ondervinden.
Er zijn ook juridische en organisatorische stappen, zoals het verkrijgen van goedkeuring van de ondernemingsraad, die tijd kosten en nauwkeurig moeten worden uitgevoerd. Een simpele “poppetje eruit, poppetje erin”-benadering werkt hier niet.
Voor ondernemers die nog niet zijn begonnen, is er geen reden tot paniek, maar wel tot actie. Wie nu begint, heeft nog voldoende tijd om alles zorgvuldig te regelen, mits er snel stappen worden gezet.
Het is raadzaam om direct contact op te nemen met een gediplomeerde pensioenadviseur en een plan van aanpak op te stellen. Hierbij moet rekening worden gehouden met zowel de wettelijke eisen, de wensen van werknemers als de praktische beschikbaarheid van verzekeraars en administratieve systemen.
Er zit voor werkgevers ook een voordeel aan het tijdig uitvoeren van de overstap. Door proactief te handelen, kan een organisatie niet alleen boetes en belastingproblemen vermijden, maar ook het vertrouwen van werknemers behouden.
Werknemers zien dat hun pensioen serieus wordt genomen en dat er wordt gezorgd voor een soepele overgang. Dit kan helpen bij retentie en motivatie binnen het bedrijf.
Sommige bedrijven schuiven de overstap bewust uit tot later in het jaar, bijvoorbeeld omdat veel contracten met verzekeraars eindigen of omdat ze hopen dat de administratieve lasten op een gunstiger moment kunnen worden verdeeld.
Deskundigen waarschuwen echter dat dit riskant kan zijn. Zodra er te veel bedrijven tegelijkertijd overstappen, kunnen verzekeraars niet alles tijdig verwerken, en lopen werkgevers het risico dat hun werknemers onbedoeld in de problemen komen. Het is dan ook verstandiger om nu al te starten met het proces, zodat er voldoende tijd is voor correcties en goedkeuringen.
Werknemers hebben er zelf ook baat bij om het proces te volgen. Door goed te begrijpen hoe hun nieuwe pensioenregeling eruitziet, weten ze wat ze kunnen verwachten van hun toekomstige uitkeringen en hoe hun bijdrage wordt belegd.
Dit kan onzekerheden verminderen en maakt het mogelijk om vroegtijdig bij te sturen als er fouten of misverstanden ontstaan. Voor bedrijven betekent dit dat zij ook hun communicatie op orde moeten hebben, zodat werknemers goed geïnformeerd zijn en er geen onverwachte vragen of klachten ontstaan.
Het is duidelijk dat het nieuwe pensioenstelsel een grote verandering is, niet alleen voor de werknemers, maar vooral voor de werkgevers die de overstap moeten begeleiden. Met het oog op 1 januari 2028 – de wettelijke deadline waarop alle oude pensioenen moeten zijn omgezet – is de tijd dringen voor veel mkb-bedrijven.
Het is een complex proces dat administratieve, juridische en financiële uitdagingen combineert, maar wie het goed aanpakt, kan zowel de werknemers als het bedrijf beschermen tegen forse belasting- en boetekosten.
Kortom, de boodschap voor mkb-ondernemers is helder: wacht niet tot het laatste moment. Start nu met het in kaart brengen van de huidige pensioenregelingen, zoek een gekwalificeerde adviseur, stel een plan van aanpak op en communiceer dit goed met alle betrokkenen.
Zo kan het nieuwe pensioenstelsel soepel worden doorgevoerd, bouwt iedereen veilig pensioen op, en worden vervelende financiële verrassingen voorkomen. Voor veel bedrijven is het een kwestie van slim plannen en tijdig handelen – en de tijd dringt.
